ปกติ OneDrive หรือ SharePoint เองจะมีการกำหนดวันหมดอายุของเอกสาร ของแต่ละ user เอง แต่ถ้าในมุมองค์กรเราสามารถกำหนด policy ให้ทุกคนมีช่วงเวลาการหมดอายุของเอกสารเท่าๆกันได้ด้วย
สิ่งหนึ่งที่สำคัญ คือ เรื่องของ Compliance เพราะเมื่อ User มีการแชร์ไฟล์เอกสารไปด้านนอก ทางทีม IT Policy ควรกำหนดนโยบายกลางว่า ลิงค์ที่ออกไปควรหมดอายุเมื่อไหร่ และประกาศให้รู้กัน เช่น ลิงค์นี้มีอายุแค่ 10 วันนับจากวันที่แชร์เป็นต้น
มีขั้นตอนดัต่อไปนี้
ไปที่ SharePoint Admin Center > Sharing > Sharing outside your organization กำหนดให้มีเวลา 10 วัน และอย่าลืมติ๊กถูกด้วย
ผลลัพธ์เมื่อ User ทำการแชร์ไปยังคนข้างนอก ตรง Expired Date จะถูกล็อคให้เป็น 10 วันเท่านั้น
